Vom Bauchgefühl zur Klarheit.

Mit dem Erfolg der Bäckerei ist auch die IT-Landschaft Stück für Stück mitgewachsen. Organisch, pragmatisch und lösungsorientiert. Für jedes neue Problem gab es eine nachvollziehbare Lösung: ein weiteres Programm, eine Tabelle, eine App.

In Summe war ein Flickenteppich aus über 20 Systemen entstanden – analog und digital –, die nur durch beeindruckende Routinen des Teams zusammengehalten wurden. Doch diese Routinen kosteten Zeit, die an anderer Stelle fehlte. Und nicht nur einmal gingen Informationen auf dem Weg durchs Flickendickicht verloren.

Die Geschäftsführung war sich über diese Probleme bewusst. Aber ihr fehlte ein klares Bild: Wo genau sind die größten Brüche? Wie viel Umsatz geht dadurch verloren? Und wo lohnt es sich, als Erstes anzusetzen?

Das zentrale Muster zog sich durch alle Bereiche – von der Backstube über den Verkauf bis ins Büro: Jedes einzelne System tat, wofür es gedacht war. Aber zwischen den Systemen klafften Lücken, die das Team täglich mit Handarbeit füllen musste.

Es wurde schnell klar: Die führende Branchensoftware hatte ihre zentrale Rolle nie wirklich eingenommen. Statt als Rückgrat zu dienen, an das sich alle anderen Prozesse andocken, blieb sie eines von vielen Werkzeugen. Die Folgen waren weitreichend: Manueller Datenaustausch an Stellen, an denen Automatisierung möglich gewesen wäre. Vorhandene Schnittstellen blieben ungenutzt.

Und überall dort, wo das Kernsystem keine Antwort bot, entstanden Workarounds – Excel-Tabellen, Apps, Zettel –, die mit der Zeit selbst zu tragenden Säulen wurden. Fragile Säulen, an denen teilweise geschäftskritisches Wissen an einzelnen Personen hing.

Vor dem Workshop schickte Amadeni AI Fragebögen an die Geschäftsführung und an das Büro. Strukturiert nach Prozessbereichen und so detailliert, dass Schwachstellen schnell sichtbar wurden. Die Antworten bildeten das Fundament für zwei intensive Workshop-Tage, in denen jeder Prozess gemeinsam durchleuchtet wurde: Wer macht was, mit welchem System, und wo geht auf dem Weg Information verloren?

Das Ergebnis war eine vollständige Prozesslandkarte: Jeder Arbeitsschritt dokumentiert, jeder Medienbruch sichtbar, jeder Zeitfresser quantifiziert. Rund 35 Stunden pro Woche vermeidbare Doppelarbeit, verteilt über alle Abteilungen. Über 40 Medienbrüche, dokumentiert und priorisiert. Über 20 Systeme, inventarisiert und bewertet. Zehn Kernprozesse, vollständig kartiert.

Entscheidend war die Priorisierung. Nicht alles muss sofort gelöst werden. Aber das Team weiß jetzt, welche Maßnahmen den größten Effekt haben. Und welche sich mit geringstem Aufwand umsetzen lassen. Manche Quick Wins, wie das Aktivieren vorhandener Schnittstellen, sind eine Sache von Tagen. Andere brauchen mehr Zeit.

Aber zum ersten Mal gibt es eine fundierte Entscheidungsgrundlage anstatt eines vagen Bauchgefühls.