Mehr Zeit für die Arbeit, die zählt.

In der ambulanten Jugendhilfe dreht sich alles um Menschen. Sozialarbeiter begleiten Jugendliche durch schwierige Lebensphasen, bauen Vertrauen auf, schaffen Perspektiven. Doch bei Impuls KBB, einem Sozialträger mit 60 Mitarbeitern in Nord-Brandenburg, fraß etwas anderes zunehmend Zeit und Energie: Dokumentationspflichten.

Die Rechnung ging nicht auf. Das Jugendamt bezahlt zwei Stunden für einen Entwicklungsbericht, die Sozialarbeiter brauchten aber acht. Sechs Stunden unbezahlte Arbeit pro Bericht – multipliziert mit dutzenden Fällen pro Jahr. Dazu kamen die Tagesdokumentationen: Nach jedem Termin sollten Notizen digital festgehalten werden. Die Realität sah anders aus. Mitarbeiter saßen im Auto, klappten den Laptop auf, warteten auf die Hotspot-Verbindung und die langsame Software – nur um drei Sätze zu tippen. Viele ließen es dann bleiben.

Die Folgen waren spürbar: Unvollständige Dokumentationen, Entwicklungsberichte mit kopierten Textbausteinen aus alten Berichten, manchmal sogar mit falschen Namen. Inkonsistente Qualität. Und vor allem: Frustration im Team.

Nach einem ersten Kennenlernen startete Impuls KBB mit Amadeni AI einen ungewöhnlichen Weg: In einem dreieinhalb-stündigen Kick-off-Workshop saßen Geschäftsführung, Team-Lead und ein Sozialarbeiter gemeinsam am Tisch. Amadeni AI stellte keine Lösungen vor, sondern fragte: Wie arbeitet ihr wirklich? Was nervt euch? Wo verliert ihr Zeit?

Die Vorstellung der Software löste Begeisterung im Team aus: Amadeni AI hatte nicht irgendwelche Standard-Features entwickelt, sondern präzise das umgesetzt, was im Workshop besprochen worden war. Funktionen, die zur echten Arbeitsweise passten, nicht zu einem abstrakten Idealbild.

Mitten im Projekt fiel eine mutige Entscheidung: Impuls KBB würde MyJugendhilfe, die alte Fallmanagement-Software, komplett ersetzen. Nicht ergänzen – ersetzen. Das setzte enorme Automatisierungspotenziale frei. Amadeni AI reagierte flexibel und baute Pulsi AI entsprechend aus. Nach 16 Projekttagen über sechs Monate war die Software fertig.

Pulsi AI funktioniert anders als klassische Verwaltungssoftware: Es passt sich der Arbeit der Sozialarbeiter an, nicht umgekehrt. Nach einem Termin zückt der Sozialarbeiter sein Handy, spricht 2-3 Minuten seine Notizen ein – fertig. Die KI transkribiert, strukturiert und bereitet die Inhalte auf. Am Ende eines Falls füttert das System aus all diesen Sprachnotizen automatisch einen reifen Entwurf für einen Entwicklungsbericht.

Was früher acht Stunden Arbeit bedeutete, ist jetzt in höchstens zwei Stunden erledigt. Genau die Zeit, die das Jugendamt bezahlt. Die Berichte sind vollständiger, konsistenter und entstehen ohne Frust.

Die Integration mit Factorial, dem HR-System von Impuls KBB, eliminierte eine weitere Doppelarbeit: Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten nur noch einmal ein, Pulsi AI erstellt daraus automatisch die Leistungsnachweise fürs Jugendamt. Keine parallelen Systeme mehr, keine Fehler durch manuelle Übertragung, keine verlorene Zeit.

Die Zahlen sind eindrucksvoll: Jeder der 60 Mitarbeiter spart täglich etwa 30 Minuten. Hochgerechnet sind das 600 Stunden pro Monat oder 21.000 Euro, die nicht mehr in Verwaltung fließen, sondern in echte Sozialarbeit investiert werden können. Die Projektkosten von 24.000 Euro? Nach vier Wochen amortisiert.

„Wir haben jahrelang gedacht: So läuft Software halt, da müssen wir uns anpassen", reflektiert Geschäftsführerin Andrea Menasra. „Jetzt haben wir verstanden: Nein, die Software passt sich uns an. Wir können frei denken, wie wir am effizientesten arbeiten – und die Software macht genau das."

Diese Erkenntnis hat bei Impuls KBB mehr verändert als nur Prozesse. Die Sozialarbeiter verbringen ihre Zeit heute dort, wo sie hingehört: Bei den Jugendlichen. Nicht vor dem Laptop. Dokumentationspflichten sind nicht verschwunden – aber sie haben aufgehört, die eigentliche Arbeit zu verdrängen.